Algemene voorwaarden

Versie: mei 2026 (v1.0)

Registra V.O.F.
Smederijstraat 10, 2671 BV Naaldwijk
KvK 99931354 · IBAN NL64 INGB 0115 6402 31
hallo@registra.nl · +31 (0)6 24 44 90 05

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

  • Account: de persoonlijke afgeschermde omgeving waarbinnen Klant en zijn Gebruikers gebruikmaken van de Dienst.
  • AVG: Verordening (EU) 2016/679 (Algemene verordening gegevensbescherming).
  • Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon als bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG.
  • Datalek: een inbreuk in verband met Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG.
  • Dienst(en): het door Registra via internet beschikbaar gestelde meldingsregistratie- en opvolgplatform, inclusief alle bijbehorende functionaliteit, support en aanverwante diensten.
  • EER: de Europese Economische Ruimte.
  • Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens Klant toegang heeft tot het Account.
  • Inloggegevens: de gebruikersnaam, het wachtwoord en eventuele andere authenticatiemiddelen.
  • Klant: de natuurlijke of rechtspersoon — handelend in beroep of bedrijf, niet als consument — die met Registra een Overeenkomst sluit of aan wie Registra een aanbieding doet.
  • Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Registra en Klant op grond waarvan Registra Diensten levert.
  • Persoonsgegevens: alle gegevens als bedoeld in artikel 4 lid 1 AVG.
  • Registra: de vennootschap onder firma Registra V.O.F., gevestigd te Naaldwijk.
  • Schriftelijk: per brief of per e-mail, alsmede via de in het Account beschikbare berichtenfunctionaliteit.
  • Subverwerker: een door Registra ingeschakelde derde die in opdracht van Registra Persoonsgegevens verwerkt.
  • Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke: als bedoeld in artikel 4 leden 7 en 8 AVG.
  • Wbk: de Wet bescherming klokkenluiders.

Artikel 2. Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en Diensten waarbij Registra goederen en/of diensten van welke aard dan ook aan Klant levert.
  2. Afwijkingen van en aanvullingen op deze voorwaarden gelden uitsluitend wanneer Registra deze schriftelijk heeft aanvaard.
  3. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
  4. Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
  5. Registra is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen, mits hiervoor een gegronde reden bestaat (waaronder wijzigingen in wet- en regelgeving, wijzigingen in de Dienst, gewijzigde marktomstandigheden, of jurisprudentie/richtsnoeren van toezichthouders). Wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vóór inwerkingtreding aangekondigd via een bericht in het Account of per e-mail. Indien Klant niet akkoord gaat met een wijziging die zijn rechten of verplichtingen aanmerkelijk in zijn nadeel wijzigt, kan Klant de Overeenkomst schriftelijk opzeggen tegen de datum waarop de wijziging van kracht wordt, met een opzegtermijn van veertien (14) dagen.

Artikel 3. Aanbiedingen en totstandkoming Overeenkomst

  1. Alle aanbiedingen en uitingen van Registra zijn vrijblijvend, tenzij Registra schriftelijk uitdrukkelijk anders aangeeft.
  2. Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de door of namens hem aan Registra verstrekte gegevens.
  3. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Klant het aanbod van Registra elektronisch aanvaardt door het registratieproces te voltooien, dan wel — indien schriftelijk overeengekomen — op het moment dat Klant een offerte schriftelijk aanvaardt. Registra legt het moment van aanvaarding, het IP-adres en de versie van deze algemene voorwaarden vast als bewijs.

Artikel 4. Duur en opzegging

  1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen duur. Bij gebreke daarvan geldt een duur van één (1) maand.
  2. Een Overeenkomst voor bepaalde tijd wordt na afloop stilzwijgend verlengd voor dezelfde duur, tenzij Klant of Registra uiterlijk één (1) maand vóór het einde van de lopende periode schriftelijk opzegt.
  3. In afwijking van lid 2 kan Klant een Overeenkomst met maandelijkse facturering te allen tijde opzeggen met een opzegtermijn van één (1) kalendermaand. Een jaarlijkse Overeenkomst kan Klant uitsluitend opzeggen tegen het einde van de lopende jaarperiode, met opzegtermijn van één (1) maand.
  4. Reeds gefactureerde of vooruitbetaalde bedragen worden bij opzegging niet gerestitueerd, behoudens (a) bij ontbinding wegens toerekenbare tekortkoming van Registra, of (b) bij ontbinding wegens overmacht overeenkomstig artikel 13. In die gevallen vindt pro-rata restitutie plaats.

Artikel 5. Proefperiode

  1. Registra biedt nieuwe Klanten een proefperiode van veertien (14) kalenderdagen aan, gerekend vanaf de eerste succesvolle registratie, waarin de Dienst kosteloos kan worden gebruikt.
  2. Tijdens de proefperiode kan Klant de Overeenkomst te allen tijde zonder kosten beëindigen via de in het Account beschikbare functionaliteit. Zonder opzegging gaat de Overeenkomst van rechtswege over in een betaald abonnement.
  3. Registra zal Klant uiterlijk drie (3) kalenderdagen vóór afloop van de proefperiode per e-mail eraan herinneren.
  4. Tijdens de proefperiode is de aansprakelijkheid van Registra beperkt tot maximaal € 500 per gebeurtenis, behoudens bij opzet of bewuste roekeloosheid.

Artikel 6. Prijzen en betaling

  1. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw en andere overheidsheffingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
  2. Registra factureert het abonnement vooraf per maand of per jaar. De betalingstermijn bedraagt dertig (30) dagen na factuurdatum.
  3. Klant is niet gerechtigd tot opschorting of verrekening van enige betaling.
  4. Bij niet tijdige betaling is Klant van rechtswege in verzuim. Klant is over het openstaande bedrag de wettelijke handelsrente verschuldigd als bedoeld in artikel 6:119a BW. Bij uitblijvende betaling kan Registra de vordering uit handen geven; alle redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten zijn voor rekening van Klant.
  5. Bij niet tijdige betaling is Registra gerechtigd, na schriftelijke aankondiging, de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten zonder schadeplichtig te worden. Gedurende de opschorting blijft Klant betalingsplichtig.
  6. Registra is gerechtigd zijn prijzen jaarlijks aan te passen conform de Consumentenprijsindex (CPI), reeks 'alle huishoudens', telkens de op dat moment door het CBS gepubliceerde meest recente reeks. Indien het CBS deze reeks staakt, treden partijen in overleg over een vergelijkbare maatstaf. Indexatie geeft Klant geen opzeggingsrecht.
  7. Daarnaast mag Registra eenmaal per kalenderjaar prijzen aanpassen met inachtneming van een termijn van ten minste drie (3) maanden. Klant kan bij niet-akkoord binnen dertig (30) dagen na kennisgeving opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding. Prijsverhogingen van toeleveranciers mogen worden doorberekend.

Artikel 7. Account, inloggegevens en gebruik

  1. Klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van zijn Account en Inloggegevens.
  2. Klant is verantwoordelijk voor al het gebruik via zijn Account, tenzij Klant aantoont (a) dat het gebruik plaatsvond na ontvangst door Registra van een melding overeenkomstig lid 3, of (b) dat het gebruik rechtstreeks het gevolg is van een tekortkoming van Registra in de beveiliging van de Dienst zelf.
  3. Bij vermoeden van onbevoegd gebruik meldt Klant dit onverwijld bij Registra via het in het Account beschikbare meldkanaal of via hallo@registra.nl.
  4. Klant zal de Dienst niet gebruiken in strijd met de Overeenkomst, deze voorwaarden, geldende wet- en regelgeving of rechten van derden.
  5. Registra is gerechtigd technische en organisatorische maatregelen te nemen tegen misbruik, ongeoorloofd gebruik of overbelasting.

Artikel 8. Beschikbaarheid en onderhoud

  1. Registra spant zich naar beste vermogen in om een beschikbaarheid van ten minste 99,8% per kalendermaand te realiseren, exclusief tijdig aangekondigd gepland onderhoud, overmacht, handelingen van Klant, en storingen bij externe (sub)verwerkers.
  2. Indien de beschikbaarheid in een kalendermaand aantoonbaar onder 99,0% uitkomt, heeft Klant recht op een credit ten bedrage van twee (2) maal het bedrag van de over die maand verschuldigde vergoeding, te verrekenen met de eerstvolgende factuur, met een maximum van 100% van de maandelijkse vergoeding.
  3. Registra is gerechtigd de Dienst tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, waar mogelijk buiten kantoortijden (ma-vr 09:00-17:00 CET).
  4. Registra is gerechtigd functionaliteit, vormgeving en techniek van de Dienst te wijzigen. Bij substantiële wijzigingen die de kernfunctionaliteit verminderen, informeert Registra Klant ten minste dertig (30) dagen vooraf.
  5. Registra is niet verplicht specifieke functionaliteiten voor een individuele Klant te ontwikkelen.

Artikel 9. Beveiliging en back-up

  1. Registra treft passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging, rekening houdend met de stand van de techniek. Absolute beveiliging is niet mogelijk; risico's worden toebedeeld conform artikel 12.
  2. Klant is verantwoordelijk voor het adequaat beveiligen en up-to-date houden van eigen systemen, infrastructuur en (eind)apparatuur, alsmede voor het activeren van tweefactor-authenticatie voor administrators.
  3. Registra maakt ten minste éénmaal per dag een back-up van de in de Dienst opgeslagen gegevens. Back-ups worden bewaard gedurende ten minste dertig (30) dagen, versleuteld opgeslagen, en bevinden zich binnen de EER. Back-ups dienen primair voor systeemherstel. Op verzoek kan Registra eenmaal per kalenderjaar kosteloos verloren gegane gegevens terugplaatsen voor zover technisch mogelijk.
  4. Klant blijft zelf verantwoordelijk voor nakoming van alle voor hem geldende wettelijke administratie- en bewaarverplichtingen.

Artikel 10. Intellectuele eigendom

  1. Alle rechten van intellectuele eigendom op de Dienst en al het bijbehorende materiaal berusten uitsluitend bij Registra of zijn licentiegevers.
  2. Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar en niet-verpandbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.
  3. Het is Klant niet toegestaan de Dienst te verveelvoudigen, te decompileren, te reverse-engineeren of aan derden ter beschikking te stellen, behoudens voor zover dwingend recht dit toestaat.
  4. De gegevens die Klant binnen de Dienst invoert blijven onder de volledige zeggenschap van Klant. Registra erkent dat zij geen ander recht of belang heeft dan noodzakelijk voor uitvoering van de Overeenkomst, beveiliging en wettelijke verplichtingen.
  5. Registra is gerechtigd geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens te gebruiken voor statistische analyse, productontwikkeling en benchmarking, mits deze niet herleidbaar zijn tot Klant of Betrokkenen, in overeenstemming met EDPB-richtsnoeren over anonimisering.
  6. Registra mag uitsluitend met voorafgaande schriftelijke toestemming van Klant het beeldmerk, logo of de naam van Klant gebruiken in externe communicatie of marketing. Deze toestemming kan Klant te allen tijde intrekken.
  7. Registra vrijwaart Klant tegen aanspraken van derden op grond van inbreuk op een in Nederland geldend recht van intellectuele eigendom door de Dienst, mits Klant Registra onverwijld informeert en de afhandeling aan Registra overlaat. Komt inbreuk in rechte vast te staan, dan zal Registra naar eigen keuze (a) zorgen dat Klant het geleverde of iets functioneel gelijkwaardigs kan blijven gebruiken, of (b) de Overeenkomst ontbinden onder pro-rata restitutie.

Artikel 11. Geheimhouding

  1. Partijen behandelen alle vertrouwelijke gegevens van de andere partij strikt geheim.
  2. De geheimhoudingsplicht geldt niet voor gegevens die rechtmatig openbaar zijn, voor gegevens die op grond van rechterlijke uitspraak of wettelijk voorschrift moeten worden verstrekt, of voor gegevens die nodig zijn voor uitvoering van de Overeenkomst.
  3. De geheimhoudingsverplichtingen blijven van kracht na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 12. Aansprakelijkheid

  1. De totale aansprakelijkheid van Registra wegens toerekenbare tekortkoming of op welke rechtsgrond dan ook is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag dat Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Registra heeft betaald (excl. btw), met een absoluut maximum van € 50.000 per gebeurtenis en € 100.000 per kalenderjaar.
  2. Indien de schade het gevolg is van een Datalek waarvoor Registra als Verwerker aansprakelijk is op grond van artikel 82 AVG, geldt het absolute maximum van € 100.000 per gebeurtenis.
  3. Onder directe schade wordt verstaan: redelijke kosten ter beperking of voorkoming van directe schade, redelijke kosten ter vaststelling van schade en aansprakelijkheid, redelijke herstelkosten, en schade door verminking, vernietiging of verlies van Persoonsgegevens of documenten voor zover toerekenbaar aan Registra.
  4. Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade vallen in ieder geval: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, reputatieschade, en schade als gevolg van aanspraken van afnemers van Klant. Verminking, vernietiging of verlies van Persoonsgegevens als bedoeld in lid 3 wordt voor de toepassing van deze voorwaarden als directe schade aangemerkt.
  5. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de vennoten, bestuurders of leidinggevenden van Registra.
  6. Een tekortkoming kan slechts tot aansprakelijkheid leiden indien Klant Registra onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke heeft gesteld, waarbij een redelijke hersteltermijn is gesteld.
  7. Iedere vordering tot schadevergoeding jegens Registra vervalt door enkele verloop van vierentwintig (24) maanden na het ontstaan van de vordering, tenzij Klant binnen die termijn een gerechtelijke procedure heeft aangevangen of Registra formeel aansprakelijk heeft gesteld.
  8. Klant vrijwaart Registra voor aanspraken van derden — uitgezonderd aanspraken van Betrokkenen op grond van artikel 82 AVG — die voortvloeien uit de wijze waarop Klant of zijn Gebruikers de Dienst gebruiken, voor zover deze hun oorsprong vinden in een tekortkoming van Klant. Met betrekking tot aanspraken van Betrokkenen op grond van artikel 82 AVG hebben partijen onderling regres naar evenredigheid conform artikel 82 lid 5 AVG.

Artikel 13. Overmacht

  1. Geen van partijen is gehouden tot nakoming van enige verplichting — met uitzondering van reeds opeisbare betalingsverplichtingen — indien zij daartoe verhinderd is door overmacht.
  2. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen of uitval van internet, datanetwerken, telecommunicatie of elektriciteit, cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, computervirussen, overheidsmaatregelen, pandemieën, oorlog, terrorisme, stakingen, transportbelemmeringen, en tekortkomingen van toeleveranciers waaronder hosting- en cloudaanbieders voor zover deze tekortkoming zelf het gevolg is van een omstandigheid die voor de toeleverancier overmacht oplevert.
  3. Indien een overmachtssituatie langer duurt dan dertig (30) dagen, heeft elke partij het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Reeds gepresteerde diensten worden naar verhouding afgerekend overeenkomstig artikel 4 lid 4.

Artikel 14. Ontbinding en beëindiging

  1. Aan elke partij komt de bevoegdheid tot ontbinding slechts toe indien de andere partij, na een zo gedetailleerd mogelijke schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van wezenlijke verplichtingen.
  2. Registra mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder ingebrekestelling opzeggen of ontbinden indien: (a) Klant in staat van faillissement wordt verklaard, surseance aanvraagt of wordt ontbonden; (b) Klant zijn onderneming feitelijk staakt; (c) Klant in wezenlijke mate handelt in strijd met artikel 7 lid 4, artikel 10 leden 1-3, artikel 15, of de verplichtingen onder Hoofdstuk 2; (d) Klant niet, niet tijdig of niet behoorlijk de betalingsverplichtingen nakomt en na schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn niet alsnog nakomt.
  3. Bij ontbinding of beëindiging zijn vorderingen van Registra op Klant direct opeisbaar.
  4. Verplichtingen die naar hun aard ook na beëindiging blijven gelden — waaronder geheimhouding, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, geschillenbeslechting en toepasselijk recht — blijven onverkort van kracht.

Artikel 15. Notice and action; rechtmatig gebruik

  1. Klant zal zich onthouden van handelingen in strijd met wet, openbare orde of goede zeden, die rechten van derden schenden of de werking of veiligheid van de Dienst in gevaar brengen.
  2. Indien Registra een melding ontvangt of redelijkerwijs aanleiding heeft te vermoeden dat via het Account onrechtmatige, strafbare of inbreukmakende inhoud wordt opgeslagen of verspreid, is Registra gerechtigd zonder schadeplichtig te worden deze inhoud te verwijderen of ontoegankelijk te maken en/of de Dienst voor Klant op te schorten. Registra informeert Klant zo spoedig mogelijk en in beginsel binnen drie (3) werkdagen over de maatregel en de gronden. Klant kan binnen veertien (14) dagen schriftelijk bezwaar maken.
  3. Klant vrijwaart Registra voor aanspraken van derden die voortvloeien uit door Klant of zijn Gebruikers via de Dienst opgeslagen of verspreide inhoud.

Artikel 16. Beëindiging: dataportabiliteit en verwijdering

  1. Gedurende dertig (30) kalenderdagen na het einde van de Overeenkomst stelt Registra Klant in staat de in het Account opgeslagen gegevens te exporteren in een gangbaar machine-leesbaar formaat (waaronder ten minste CSV en/of JSON). Op verzoek kan Registra de export als gestructureerd archief (ZIP met JSON-data en bijbehorende bestanden) leveren. Deze termijn kan op verzoek eenmalig met dertig (30) dagen worden verlengd tegen vergoeding van redelijke kosten.
  2. Binnen dertig (30) kalenderdagen na afloop van de in lid 1 genoemde termijn verwijdert Registra alle gegevens van Klant uit de productieomgeving. Back-ups worden verwijderd conform de in artikel 9 lid 3 beschreven rotatie, met een maximum van negentig (90) dagen na het einde van de Overeenkomst.
  3. Registra is niet gehouden gegevens te bewaren of beschikbaar te stellen na de in lid 1 genoemde termijn, behoudens voor zover een wettelijke bewaarplicht hiertoe verplicht.

Artikel 17. Klachten

  1. Klachten over de Dienst of de uitvoering van de Overeenkomst kan Klant indienen via hallo@registra.nl of via de in het Account beschikbare functionaliteit. Registra bevestigt ontvangst binnen drie (3) werkdagen en streeft naar een inhoudelijke reactie binnen veertien (14) dagen.
  2. Een klacht ontslaat Klant niet van zijn betalingsverplichtingen, tenzij Registra dat schriftelijk anders bevestigt.

Artikel 18. Privacy en verwerking persoonsgegevens

  1. Voor zover Registra in het kader van de Dienst Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Klant, treedt Registra op als Verwerker en Klant (of diens opdrachtgever) als Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
  2. De afspraken die op grond van artikel 28 AVG tussen Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke moeten worden gemaakt, zijn opgenomen in Hoofdstuk 2 (Verwerkersovereenkomst), dat een integraal onderdeel vormt van de Overeenkomst.
  3. Voor de verwerking van Persoonsgegevens van bezoekers van de website en van contact-/accountgegevens van Klant geldt de Privacyverklaring van Registra.

Artikel 19. Overdracht van rechten en verplichtingen

  1. Klant is niet gerechtigd zijn rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Registra aan een derde over te dragen of te verpanden.
  2. Registra is gerechtigd zijn rechten en verplichtingen over te dragen aan een derde, bijvoorbeeld in het kader van een fusie, overname of bedrijfsherstructurering. Registra informeert Klant ten minste dertig (30) dagen voorafgaand. Indien Klant aantoonbaar redelijke bezwaren heeft tegen de identiteit van de overnemende partij — in het bijzonder bezwaren die zien op de bescherming van Persoonsgegevens, geheimhouding of de continuïteit van de Dienst — kan Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum van overdracht, met recht op pro-rata restitutie.

Artikel 20. Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op de Overeenkomst en deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag 1980 is uitgesloten.
  2. Alle geschillen worden in eerste instantie voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
  3. Voorafgaand aan een gerechtelijke procedure zullen partijen zich inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen. Partijen kunnen daarbij overeenkomen het geschil voor te leggen aan een mediator of aan de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA, sgoa.eu).

Hoofdstuk 2. Verwerkersovereenkomst

Dit hoofdstuk is van toepassing wanneer Registra in het kader van de Dienst Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Klant, en vormt een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.

Artikel 21. Onderwerp, rolverdeling en duur

  1. Registra verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en volgens de gedocumenteerde schriftelijke instructies van Klant, tenzij een wettelijke bepaling Registra tot verwerking verplicht.
  2. Klant is Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en staat ervoor in dat hij beschikt over een geldige verwerkingsgrondslag onder artikel 6, 9 en 10 AVG.
  3. Deze verwerkersovereenkomst heeft dezelfde looptijd als de Overeenkomst.

Artikel 22. Aard, doel, betrokkenen en gegevenscategorieën

  1. Aard: het opslaan, raadplegen, structureren, wijzigen, doorzenden binnen het platform, exporteren, anonimiseren en verwijderen van Persoonsgegevens in het kader van het meldingsregistratie- en opvolgplatform.
  2. Doel: het bieden van een centraal systeem waarmee Klant meldingen (incidenten, klachten, vermoedens van misstanden of vergelijkbare registraties) kan ontvangen, registreren, opvolgen, rapporteren en archiveren, mede ten behoeve van wettelijke verplichtingen op grond van onder andere de Arbeidsomstandighedenwet, de Wet bescherming klokkenluiders, het sectorale onderwijsrecht (waaronder de zorgplicht sociale veiligheid op scholen) en sectorale codes (waaronder NOC*NSF-modelregelingen voor sportverenigingen).
  3. Categorieën Betrokkenen:
    • medewerkers, leden, vrijwilligers, deelnemers, leerlingen, cursisten, cliënten of andere natuurlijke personen waarmee Klant in zijn organisatie te maken heeft;
    • melders, waaronder anonieme melders;
    • personen tegen wie een melding is gericht (beklaagden);
    • getuigen of overige in een melding genoemde personen;
    • minderjarigen en hun wettelijk vertegenwoordigers, indien van toepassing.
  4. Soorten Persoonsgegevens:
    • NAW-gegevens, contactgegevens (e-mail, telefoon), geboortedatum;
    • functie-, rol- en arbeidsgerelateerde gegevens (team, afdeling, werkgever, functie);
    • inhoud van meldingen, opvolgingen en verklaringen zoals door Klant, Gebruikers of Betrokkenen ingevoerd, waaronder vrije-tekstbeschrijvingen, bijlagen (documenten, foto's, audio/video) en handtekeningen;
    • metagegevens van het gebruik van de Dienst (IP-adres, tijdstip, Gebruiker, browser/agent), uitsluitend voor zover noodzakelijk voor toegangsbeheer, beveiliging en audit-trail.
  5. Bijzondere categorieën en strafrechtelijke gegevens: Klant erkent dat, gegeven het doel van de Dienst (meldingen op het gebied van sociale veiligheid), via de Dienst incidenteel bijzondere categorieën persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (waaronder gegevens betreffende gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid, ras of etnische afkomst, godsdienst, lidmaatschap van een vakvereniging en biometrische gegevens) en gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten in de zin van artikel 10 AVG worden verwerkt. Klant is verantwoordelijk voor het beschikken over een rechtmatige grondslag op grond van artikel 6, 9 en 10 AVG en voor de uitvoering van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) waar artikel 35 AVG dit verplicht. Registra heeft de Dienst voorzien van passende technische en organisatorische maatregelen voor de zorgvuldige omgang met deze gegevenscategorieën, als nader beschreven in artikel 24.
  6. Persoonsgegevens van minderjarigen: indien Klant de Dienst gebruikt voor verwerking van gegevens van personen jonger dan zestien (16) jaar, is Klant verantwoordelijk voor toestemming of een andere grondslag conform artikel 8 AVG en voor het inrichten van de ouder-/wettelijk-vertegenwoordiger-flow zoals door de Dienst ondersteund.

Artikel 23. Verplichtingen van Registra

  1. Registra verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de in artikel 22 genoemde doelen en op basis van de gedocumenteerde instructies van Klant. Indien Registra van oordeel is dat een instructie strijdig is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, stelt zij Klant daarvan onverwijld in kennis.
  2. Registra waarborgt dat personen die onder haar verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben, hetzij uit hoofde van een arbeidsovereenkomst of opdrachtovereenkomst, hetzij uit hoofde van een wettelijke geheimhoudingsplicht.
  3. Registra verleent Klant redelijke medewerking bij het nakomen van diens verplichtingen onder de AVG, waaronder bij verzoeken van Betrokkenen (artikelen 15-22 AVG) en bij een eventuele DPIA (artikel 35 AVG) en voorafgaande raadpleging (artikel 36 AVG). Voor zover technisch en functioneel mogelijk, ondersteunt Registra Klant bij Betrokkenen-verzoeken via in de Dienst beschikbare functionaliteit.
  4. Registra stelt Klant op verzoek alle informatie ter beschikking die in redelijkheid nodig is om aan te tonen dat aan de verplichtingen uit deze verwerkersovereenkomst wordt voldaan, waaronder actuele beveiligingsdocumentatie, de actuele subverwerker-lijst, eventuele certificeringen en auditrapporten.
  5. Voor werkzaamheden die buiten het reguliere niveau van medewerking vallen, kan Registra de redelijke kosten in rekening brengen volgens dan geldende tarieven.

Artikel 24. Beveiliging van de verwerking

  1. Registra treft passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang en doeleinden van de verwerking.
  2. De maatregelen omvatten in ieder geval:
    • primaire opslag van productie-Persoonsgegevens binnen de EER, specifiek in datacenters te Frankfurt am Main (Duitsland). Voor specifieke verwerkingen — waaronder authenticatie, transactionele e-mailverzending, alsmede platform-redundantie-, back-up- en failoverprocessen van de hosting-Subverwerker — kan gebruik worden gemaakt van Subverwerkers waarvan de verwerking deels of geheel buiten de EER plaatsvindt. Voor die doorgiften gelden de in artikel 26 beschreven waarborgen. Het door Registra bijgehouden subverwerker-overzicht (artikel 27 lid 1) vermeldt per Subverwerker de toepasselijke regio en de van toepassing zijnde doorgifte-grondslag;
    • versleuteling van Persoonsgegevens in transit met behulp van TLS versie 1.2 of hoger, en versleuteling at rest op platformniveau (AES-256). Voor specifiek aangewezen velden (zoals authenticatie-secrets, tweefactor-secrets en gevoelige bijlagen) wordt aanvullende applicatieniveau-encryptie toegepast;
    • toegangsbeheer op basis van het least privilege- en need-to-know-beginsel, met sterke authenticatie voor alle Gebruikers en verplichte tweefactor-authenticatie voor Gebruikers met administrator- of vergelijkbare rechten;
    • logging en monitoring van toegang, beveiligingsrelevante events en verdachte activiteiten, met een logbewaartermijn van ten minste negentig (90) dagen;
    • regelmatige back-ups zoals beschreven in artikel 9 lid 3;
    • periodieke evaluatie en, waar nodig, aanscherping van de beveiligingsmaatregelen.
  3. Registra is primair verantwoordelijk voor het selecteren en implementeren van passende maatregelen en adviseert Klant in voorkomende gevallen over aanvullende of aangepaste maatregelen. Klant blijft verantwoordelijk voor het beoordelen of de aldus aangebrachte waarborgen passend zijn voor zijn specifieke verwerking.

Artikel 25. Inzet als meldsysteem onder de Wet bescherming klokkenluiders

  1. Klant erkent dat indien hij de Dienst inzet als intern meldkanaal in de zin van de Wbk, Klant verantwoordelijk blijft voor de naleving van de in die wet voorziene waarborgen, waaronder ontvangstbevestiging binnen zeven (7) dagen, opvolgingsbericht binnen drie (3) maanden, vertrouwelijkheid van de melder, en de in artikel 17 Wbk bedoelde logging.
  2. Registra ondersteunt Klant bij naleving van deze waarborgen door middel van de in de Dienst beschikbare functionaliteit, waaronder anonieme meldingen, automatische ontvangstbevestiging, termijnbewaking, vertrouwelijkheidsinstellingen en audit-trail. Registra is niet aansprakelijk voor de wijze waarop Klant deze functionaliteit configureert of inzet.

Artikel 26. Doorgifte buiten de EER

  1. Registra geeft Persoonsgegevens slechts dan door aan een land buiten de EER (of staat een dergelijke doorgifte toe via een Subverwerker) indien voor die doorgifte een geldige rechtsgrond bestaat, waaronder:
    • een door de Europese Commissie genomen adequaatheidsbesluit op grond van artikel 45 AVG;
    • door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (SCCs) op grond van artikel 46 AVG; of
    • een geldig zelf-certificeringsregime onder een door de Europese Commissie erkend kader, zoals het EU-US Data Privacy Framework.
  2. Voor doorgiften op grond van lid 1 sub b voert Registra een Transfer Impact Assessment uit overeenkomstig EDPB Recommendations 01/2020 en treft, waar nodig, aanvullende waarborgen. Registra stelt op verzoek de relevante informatie ter beschikking aan Klant.
  3. Registra informeert Klant tijdig over relevante voorgenomen doorgiften buiten de EER, alsmede over wezenlijke wijzigingen in het juridisch kader die de toelaatbaarheid van een lopende doorgifte kunnen raken.

Artikel 27. Subverwerkers

  1. Klant verleent Registra een algemene voorafgaande toestemming om bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik te maken van Subverwerkers. Een actueel overzicht van ingeschakelde Subverwerkers is publiek toegankelijk via registra.nl/subverwerkers; Klant kan zich aanmelden voor notificatie van wijzigingen.
  2. Registra legt aan iedere Subverwerker bij overeenkomst gegevensbeschermings­verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan de verplichtingen die voor Registra uit deze verwerkersovereenkomst voortvloeien, conform artikel 28 lid 4 AVG.
  3. Registra informeert Klant ten minste dertig (30) dagen voorafgaand aan een voorgenomen wijziging in Subverwerkers. Klant kan binnen dertig (30) dagen schriftelijk en met redenen omkleed bezwaar maken. Indien partijen geen wederzijds aanvaardbare oplossing bereiken, is Klant gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum van inwerkingtreding, met recht op pro-rata restitutie.

Artikel 28. Datalekken

  1. Indien Registra kennisneemt van een Datalek die naar redelijke verwachting van invloed kan zijn op Persoonsgegevens van Klant, informeert Registra Klant zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen vierentwintig (24) uur na ontdekking, via de bij Registra bekende contactpersoon en/of via een bericht in het Account. Aanvullende informatie wordt zo spoedig mogelijk verstrekt indien op het moment van melding nog niet alles beschikbaar is.
  2. Registra verstrekt daarbij ten minste de op dat moment beschikbare informatie zoals bedoeld in artikel 33 lid 3 AVG.
  3. Het is de verantwoordelijkheid van Klant om te beoordelen of het Datalek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of bij Betrokkenen. Registra verleent hierbij redelijke medewerking.
  4. Registra documenteert ieder Datalek conform artikel 33 lid 5 AVG en stelt deze documentatie op verzoek aan Klant ter beschikking.

Artikel 29. Audit

  1. Klant heeft het recht maximaal eenmaal per kalenderjaar op eigen kosten een audit te laten uitvoeren door een onafhankelijke, gecertificeerde externe deskundige, ter controle van de naleving door Registra van deze verwerkersovereenkomst.
  2. Partijen treden vooraf in overleg over scope, tijdstip en werkwijze. De auditor heeft een geheimhoudingsplicht en rapporteert uitsluitend bevindingen die een tekortkoming opleveren.
  3. Registra mag aan Klant in plaats van een audit een geldig certificaat (bv. ISO 27001 of NEN 7510) of een door een onafhankelijke deskundige opgesteld auditrapport (zoals een Third Party Memorandum of Data Pro Certificate) ter beschikking stellen, indien dit redelijkerwijs voldoende inzicht biedt in de naleving.
  4. In aanvulling op lid 1 heeft Klant recht op een tussentijdse audit indien (a) sprake is van een aan Registra te wijten Datalek dat Klant raakt, of (b) een gegrond vermoeden van wezenlijke non-compliance. Bevestigt de audit een tekortkoming van Registra, dan komen de redelijke kosten voor rekening van Registra; in alle andere gevallen voor rekening van Klant.

Artikel 30. Verplichtingen bij beëindiging

  1. Na beëindiging van de Overeenkomst verwijdert Registra alle Persoonsgegevens conform artikel 16, tenzij wettelijke verplichtingen langere bewaring vereisen.
  2. Registra verstrekt na voltooiing van de verwijdering uit eigen beweging een schriftelijke bevestiging hiervan aan Klant. Op verzoek verstrekt Registra aanvullende informatie, voor zover redelijkerwijs beschikbaar.

Hoofdstuk 3. Aanvullende moderne bepalingen

Artikel 31. Datadeling onder de Data Act

  1. Voor zover Registra valt onder de toepasselijkheid van Verordening (EU) 2023/2854 (Data Act) als aanbieder van een dataverwerkingsdienst, geldt het volgende.
  2. Op verzoek van Klant stelt Registra de data die op grond van de Data Act moeten worden gedeeld ter beschikking in een gangbaar machine-leesbaar formaat, in overeenstemming met artikel 16. Registra is niet verplicht tot implementatie van die data bij een eventuele gegevensontvanger.
  3. Bij beëindiging van de Overeenkomst spant Registra zich redelijkerwijs in om Klant bij te staan bij overstap naar een alternatieve dienstverlener, conform artikel 25 e.v. Data Act. Voor zover wettelijk toegestaan, kan Registra hiervoor redelijke kosten in rekening brengen.

Artikel 32. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

  1. De Dienst maakt op het moment van vaststelling van deze voorwaarden geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor Betrokkenen of AI-systemen met hoog risico in de zin van Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening).
  2. Indien Registra in de toekomst AI-functionaliteit integreert die Persoonsgegevens verwerkt of die kwalificeert onder de AI-verordening, informeert Registra Klant ten minste dertig (30) dagen vóór ingebruikname.
  3. Klant zal binnen de Dienst zelf geen automatische besluitvorming met rechtsgevolgen voor Betrokkenen instellen zonder voorafgaande schriftelijke afstemming met Registra.

Slotbepalingen

Deze algemene voorwaarden zijn voor het laatst gewijzigd in mei 2026. De meest recente versie is te raadplegen op registra.nl/voorwaarden.

Vragen over deze voorwaarden kun je richten aan:

Registra V.O.F.
t.a.v. de directie
Smederijstraat 10
2671 BV Naaldwijk
hallo@registra.nl

Laatst bijgewerkt: 19 mei 2026