Een praktisch naslagwerk voor wie nieuw is in het werken met sociale veiligheid, meldingen en integriteit.
Wie voor het eerst met sociale veiligheid of integriteit aan de slag gaat, krijgt al snel te maken met woorden en afkortingen die niet altijd vanzelf spreken. In deze lijst leggen we veelgebruikte begrippen uit in gewone taal. De uitleg is bedoeld als eerste houvast. Sommige begrippen hebben in wet- en regelgeving een precieze betekenis. In een concrete situatie kan daarom aanvullende juridische of deskundige beoordeling nodig zijn.
58 begrippen
Gedrag waarbij iemand wordt bedreigd, uitgescholden, geïntimideerd of lichamelijk wordt aangevallen. Dit kan komen van collega’s, leidinggevenden, klanten, patiënten, bezoekers of andere personen met wie iemand tijdens het werk te maken heeft.
De Europese privacywet die regels geeft voor het verwerken van persoonsgegevens. Bij meldingen is dit belangrijk omdat dossiers vaak gevoelige informatie over meerdere personen bevatten.
Een melding doen zonder dat de identiteit van de melder bekend is bij degene die de melding ontvangt of behandelt. Anoniem melden is iets anders dan vertrouwelijk melden.
De Arbeidsomstandighedenwet. Deze wet verplicht werkgevers om te zorgen voor veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Daaronder valt ook beleid om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken.
De persoon die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het oppakken en behandelen van een melding. De precieze rol verschilt per organisatie. Een behandelaar is niet automatisch de vertrouwenspersoon.
Nadelige behandeling van iemand omdat diegene iets heeft gemeld. Denk bijvoorbeeld aan ontslag, een ongunstige overplaatsing, intimidatie, pesten of uitsluiting. De Wet bescherming klokkenluiders kent specifieke bescherming tegen benadeling voor melders die onder die wet vallen.
De periode waarin informatie wordt bewaard. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Welke termijn passend is, hangt af van de soort informatie en de reden waarom deze wordt bewaard.
Een uitgangspunt uit de AVG. Het betekent dat je alleen persoonsgegevens vastlegt die nodig zijn voor het doel waarvoor je ze gebruikt. Bij een melding betekent dit dat niet alles wat wordt verteld automatisch in een dossier hoeft te worden opgenomen.
Mensen ongelijk behandelen op grond van persoonlijke kenmerken die wettelijk beschermd zijn, zoals afkomst, geslacht, leeftijd, godsdienst, handicap of seksuele gerichtheid. Discriminatie kan zichtbaar en direct zijn, maar kan ook voortkomen uit regels of werkwijzen.
De informatie die bij een melding, klacht of onderzoek wordt vastgelegd. Een dossier helpt om terug te kunnen zien wat er is gemeld, welke stappen zijn gezet en welke afspraken of besluiten zijn gemaakt.
Zo bouw je een dossier op in RegistraInformatie die niet meer naar een individuele persoon te herleiden is. Zulke informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om aantallen, trends en terugkerende signalen te bespreken zonder individuele meldingen herkenbaar te maken.
Een document waarin een organisatie beschrijft welk gedrag zij van medewerkers verwacht en welk gedrag niet wordt geaccepteerd. Een gedragscode helpt om grenzen bespreekbaar te maken en geeft medewerkers en leidinggevenden houvast.
De verplichting om bepaalde informatie niet met anderen te delen. Of iemand een formele geheimhoudingsplicht heeft en hoe ver die gaat, hangt af van diens rol, afspraken en eventuele wettelijke regels.
Gedrag waarbij grenzen van een ander of geldende normen worden overschreden. De term wordt breed gebruikt en kan onder meer betrekking hebben op pesten, discriminatie, intimidatie, agressie en seksueel grensoverschrijdend gedrag.
Een gebeurtenis waarbij mogelijk iets is gebeurd dat niet past bij de afspraken, regels of normen binnen een organisatie. Een incident kan aanleiding zijn voor een gesprek, melding, klacht of onderzoek.
Handelen volgens de normen, waarden, regels en verantwoordelijkheden die bij een functie of organisatie horen. Integriteit is breder dan sociale veiligheid en kan bijvoorbeeld ook gaan over belangenverstrengeling, fraude, corruptie of misbruik van bevoegdheden.
Gedrag dat in strijd is met de integriteitsnormen of regels van een organisatie. Niet iedere integriteitsschending is automatisch een misstand in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders.
Een vertrouwenspersoon die zelf binnen de organisatie werkt. Bij de keuze voor een interne vertrouwenspersoon is het belangrijk om rekening te houden met diens positie, onafhankelijkheid en mogelijke belangen of gezagsverhoudingen.
Een periodiek overzicht waarin een organisatie op geanonimiseerd niveau kijkt naar bijvoorbeeld aantallen meldingen, soorten meldingen, signalen en terugkerende patronen. Zo’n rapportage kan helpen om beleid en preventieve maatregelen te verbeteren.
Rapportages en cijfers uit RegistraEen formele uiting van onvrede die volgens een klachtenprocedure kan worden behandeld. Een klacht is niet altijd hetzelfde als een melding. Welke route passend is, hangt af van de situatie en de afspraken binnen de organisatie.
De vastgelegde werkwijze voor het indienen en behandelen van een formele klacht. Hierin kan bijvoorbeeld staan waar iemand een klacht kan indienen, wie deze behandelt en hoe de procedure verloopt.
Een veelgebruikte term voor iemand die een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt. In de Wet bescherming klokkenluiders wordt vooral gesproken over een melder.
De persoon die een melding doet. Dat hoeft niet altijd degene te zijn die het gedrag zelf heeft meegemaakt. Iemand kan bijvoorbeeld ook iets melden wat diegene heeft waargenomen.
Het onder de aandacht brengen van een situatie, gebeurtenis of gedrag waarvan iemand vindt dat de organisatie ervan moet weten of er iets mee moet doen. Niet iedere melding is een klacht of een melding van een misstand volgens de Wet bescherming klokkenluiders.
De manier waarop iemand een melding kan doen. Dat kan bijvoorbeeld via een digitaal systeem, e-mail, telefoon, een gesprek of een daarvoor aangewezen persoon. Binnen de Wet bescherming klokkenluiders heeft het begrip meldkanaal ook een specifieke juridische betekenis.
Bekijk hoe organisaties hun meldkanaal inrichtenDe afspraken over hoe iemand een melding kan doen en wat er daarna gebeurt. Hierin kan onder meer staan wie een melding ontvangt, wie deze behandelt, hoe informatie wordt beschermd en hoe terugkoppeling plaatsvindt.
Een herkenbare plek binnen of namens een organisatie waar meldingen kunnen worden gedaan. Een duidelijk meldpunt voorkomt dat medewerkers zelf moeten uitzoeken waar zij met een situatie terechtkunnen.
Een herkenbaar meldpunt met publiek formulier en QR-codeEen begrip dat onder andere een specifieke betekenis heeft in de Wet bescherming klokkenluiders. Niet ieder arbeidsconflict, iedere klacht of ieder ongewenst voorval is een misstand. Voor bescherming onder de Wbk moet de situatie voldoen aan de voorwaarden uit die wet.
De ruimte om een rol te vervullen zonder dat eigen belangen, gezagsverhoudingen of andere afhankelijkheden een zorgvuldige uitvoering in de weg staan. Dit is bijvoorbeeld belangrijk bij vertrouwenspersonen en onderzoekers.
Een gestructureerd proces om relevante feiten rond een melding of vermoeden vast te stellen. Niet iedere melding vraagt om onderzoek. Soms past een gesprek, interventie, bemiddeling of andere vorm van opvolging beter.
De schriftelijke afbakening van een onderzoek. Hierin staat bijvoorbeeld wat onderzocht wordt, welke vragen moeten worden beantwoord, welke periode wordt bekeken en wie verantwoordelijk is voor het onderzoek.
Gedrag dat binnen de werkomgeving als ongewenst of grensoverschrijdend wordt ervaren of aangemerkt. Voorbeelden zijn pesten, discriminatie, agressie, geweld en seksuele intimidatie.
Een verzamelterm voor ongewenst gedrag tussen mensen op het werk. Hieronder worden vaak pesten, discriminatie, agressie en geweld en seksuele intimidatie verstaan.
De stappen die worden gezet nadat een melding of signaal is ontvangen. Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit een eerste beoordeling, gesprekken, ondersteuning, het verzamelen van informatie of het starten van een onderzoek.
Een terugkerende ontwikkeling die zichtbaar kan worden wanneer meerdere meldingen of signalen in samenhang worden bekeken. Een patroon kan aanleiding zijn om niet alleen naar afzonderlijke incidenten te kijken, maar ook naar oorzaken in de organisatie.
Alle informatie die direct of indirect iets zegt over een identificeerbare persoon. Namen en contactgegevens zijn persoonsgegevens, maar ook andere informatie kan iemand herkenbaar maken.
Het onderdeel dat bij de RI&E hoort waarin staat welke maatregelen de organisatie neemt om gevonden arbeidsrisico’s aan te pakken, wanneer dat gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Een medewerker die de werkgever ondersteunt bij het werken aan veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. De preventiemedewerker is onder meer betrokken bij de RI&E en bij maatregelen om arbeidsrisico’s te voorkomen of te beperken.
De mate waarin mensen zich vrij voelen om zich uit te spreken, vragen te stellen, fouten toe te geven of een andere mening te geven zonder bang te zijn voor negatieve sociale gevolgen. Psychologische veiligheid en sociale veiligheid hangen samen, maar betekenen niet precies hetzelfde.
Een term uit de Arbowet voor belasting die stress kan veroorzaken door werkdruk of ongewenst gedrag. Onder ongewenst gedrag vallen onder meer pesten, discriminatie, agressie en geweld en seksuele intimidatie.
Het gestructureerd vastleggen van informatie over een melding en de behandeling daarvan. Goede registratie maakt het mogelijk om terug te zien wat er is gemeld, welke stappen zijn gezet en hoe een melding is afgehandeld.
Zo legt Registra een melding vastEen verplicht instrument waarmee een werkgever de risico’s voor de veiligheid en gezondheid van werknemers in kaart brengt en beoordeelt. Daarbij gaat het niet alleen om fysieke risico’s. Ook psychosociale arbeidsbelasting, waaronder ongewenst gedrag en werkdruk, kan onderdeel zijn van de RI&E.
Ongewenst gedrag met een seksuele lading dat de waardigheid van iemand kan aantasten of een onveilige, intimiderende of kwetsende omgeving kan creëren. Het kan gaan om woorden, gebaren, berichten, beelden of lichamelijk gedrag.
Informatie waaruit kan blijken dat er iets speelt binnen de organisatie. Een signaal hoeft nog geen formele melding te zijn. Het kan bijvoorbeeld naar voren komen in een gesprek, uit meerdere losse opmerkingen of uit terugkerende situaties.
De mate waarin mensen zich beschermd voelen tegen risico’s die door anderen worden veroorzaakt en tegen ongewenst gedrag. In een sociaal veilige organisatie zijn grenzen duidelijk, kunnen mensen zich uitspreken en wordt passend gereageerd wanneer ongewenst gedrag plaatsvindt.
Informatie die een melder of andere betrokkene tijdens of na de behandeling ontvangt over het proces. Terugkoppeling betekent niet dat alle vertrouwelijke informatie of maatregelen met iedereen gedeeld kunnen worden.
Afspraken en technische instellingen die bepalen wie bepaalde informatie mag bekijken of bewerken. Bij meldingen is het belangrijk dat alleen personen die de informatie voor hun taak nodig hebben toegang krijgen.
Rollen en toegangsrechten in RegistraEen op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand in een werkgerelateerde context. Voor meldingen die onder de Wet bescherming klokkenluiders vallen gelden specifieke voorwaarden en beschermingsregels.
Het schriftelijk vastleggen van relevante informatie uit bijvoorbeeld gesprekken, besluiten en vervolgstappen. Goede verslaglegging helpt om later te kunnen reconstrueren wat is besproken en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
Een melding waarbij de identiteit van de melder bij een beperkt aantal bevoegde personen bekend kan zijn, maar niet zonder noodzaak verder wordt gedeeld. Dit is iets anders dan anoniem melden.
Zorgvuldig omgaan met informatie en deze alleen delen met personen die de informatie voor hun rol of taak nodig hebben. Vertrouwelijkheid betekent niet automatisch dat informatie onder alle omstandigheden geheim kan blijven.
Een aanspreekpunt voor medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag of daarover willen overleggen. De vertrouwenspersoon biedt opvang, advies, ondersteuning en begeleiding en kan meedenken over mogelijke vervolgstappen. De vertrouwenspersoon is niet degene die vaststelt wie gelijk heeft.
De belasting die ontstaat wanneer de eisen van het werk niet goed in balans zijn met de tijd, mogelijkheden of middelen om het werk uit te voeren. Te hoge werkdruk kan stress veroorzaken en valt onder psychosociale arbeidsbelasting.
De wet die regels geeft voor het melden van vermoedens van misstanden en de bescherming van melders. Voor werkgevers die onder de wettelijke criteria vallen gelden onder meer eisen aan de interne meldprocedure.
Geen begrip gevonden
Er staat niets in de lijst dat past bij . Probeer een korter woord, of blader door de hele lijst.
Arboportaal
Informatie over psychosociale arbeidsbelasting (PSA), ongewenst gedrag en de rol van de vertrouwenspersoon.
Sociaal-Economische Raad (SER)
Handreikingen over sociale en psychologische veiligheid en grensoverschrijdend gedrag.
Huis voor Klokkenluiders
Informatie over de Wet bescherming klokkenluiders, melders, misstanden en bescherming tegen benadeling.
Autoriteit Persoonsgegevens
Uitgangspunten uit de AVG, waaronder dataminimalisatie, beveiliging en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens.
Registra is een laagdrempelig meld- en registratiesysteem. Meldingen komen binnen via een eigen meldkanaal, worden vastgelegd in een dossier en zijn met een paar klikken terug te vinden in een rapportage.